Een systeem dat uw urgentiedienstverlening kan verbeteren?

donderdag 19 september 2019

Een systeem dat uw urgentiedienstverlening kan verbeteren?

Het Voorrangssysteem van WoningNet/Het Vierde Huis is een systeem waarmee een gemeente (of een andere partij) op een efficiënte, gebruiksvriendelijke en veilige manier urgentie-aanvragen kan registreren, beoordelen en workflowmanagement kan inrichten binnen de AVG-richtlijnen.

Het aanvragen van een urgentie en de behandeling daarvan zijn in veel gemeenten ingewikkelde processen. Er zijn veel partijen bij betrokken en voldoen aan de AVG richtlijnen is ingewikkeld. Al was het alleen al om de grote hoeveelheden documenten die heen en weer worden gestuurd vanuit verschillende systemen.

Het Vierde huis heeft hiervoor dé oplossing: het Voorrangssysteem (VRS). Eén systeem waarin alle partijen die een rol spelen bij de aanvraag en de behandeling van een urgentie aanvraag samen werken.

Hoe werkt het?
Via de website “www.urgentiewijzer.nl” krijgen urgentie-aanvragers informatie over hun kansen op een urgentie. Ze vullen een online vragenlijst in, die gemeentespecifiek is ingericht. Via de urgentiewijzer wordt de urgentieaanvraag digitaal ingediend, voorzien van de juiste documenten zijn geupload. Als het gewenst is, wordt ook de betaling netjes verwerkt.

In een eigen omgeving (mijnurgentiewijzer) kunnen de urgentie-aanvragers de voortgang en status van hun aanvraag volgen en eventueel nieuwe, aanvullende documenten toevoegen.

Behandelaars
De urgentie-aanvragen komen terecht in het Voorrangssysteem, waarin de behandelaars van de urgentieaanvraag werken. Vanuit dit systeem wordt de urgentie-aanvraag verwerkt, termijnen bewaakt en kunnen alle betrokken partijen taken krijgen.

GGD
Andere partijen, denk aan een keuringsarts van de GGD, die in het aanvraagproces een rol hebben, kunnen door middel van een geautoriseerde inlog toegang krijgen tot slechts die informatie van het dossier die strikt noodzakelijk is.

Urgentiecommissie
Ook een urgentiecommissie die uiteindelijk besluit op basis van de geadviseerde aanvragen heeft toegang tot het systeem. Zo kunnen ze de juiste conclusies trekken aan de hand van relevante informatie.

Efficient
Door gebruik te maken van één systeem, is gegarandeerd dat alle betrokken partijen gebruik maken van identieke infromatie en zo wordt één waarheid gecreëerd.

Kenmerken en voordelen van de ugentiewijzer en het voorrangssysteem

Urgentiewijzer.nl

  • Burgers krijgen (24x7) zelf meer inzicht in de kans op een urgentie en kunnen digitaal een aanvraag indienen;
  • per gemeente worden de juiste, relevante vragen gesteld (configureerbaar) die de kans op een urgentie helpen bepalen;
  • afhankelijk van het motief van de aanvraag worden de benodigde documenten opgevraagd en kunnen worden geupload;
  • burgers maken zelf online een afspraak in de agenda voor een urgentiegesprek (optioneel);
  • betaling voor urgentieaanvraag via internetkassa (optioneel).
Voorrangssysteem
  • Het voorrangssysteem attendeert de medewerkers op de voor hen relevante acties;
  • het voorrangssysteem geeft inzicht en overzicht in verloop, status en de termijnen van de aanvragen (workflow);
  • in één oogopslag een weergave van de voortgang en status van aanvragen;
  • veilige inlog mogelijk op basis van autorisatie en authenticatie door alle participanten in de voorrangsverlening zoals instanties, gemeentes e.d.;
  • dossieropbouw t.b.v. juridische verantwoording;
  • het systeem ondersteunt controles op basis van 4-ogen principe;
  • privacy- en beveiliging conform de eisen gesteld vanuit de AVG en Overheid;
  • historische gegevens blijven beschikbaar.

Levert het VRS ook data en inzicht op?
Alle data die vanuit de urgentiewijzer, het Voorrangssysteem en eventuele andere applicaties (bijvoorbeeld Woonruimtebemiddeling) komt, wordt opgeslagen in een datawarehouse bij WoningNet. Daarop is een Business Intelligence (BI) tool ingericht waarmee dashboards gemaakt kunnen worden.

De dashboards worden op maat ingericht en bevatten heldere tabellen, grafieken, kaarten met geodata en illustraties van relevante gegevens over het urgentie- en voorrangsproces.



Naar nieuwsoverzicht